党政机关、社会组织及企业事业单位从事的文书档案的接收和征集活动。又称文书档案工作。
文书档案收集是机关单位文书档案管理的起点,是开展其他档案业务管理活动的前提和基础。其质量对机关单位和国家档案资源体系的建设具有重要影响。文书档案收集可采用
机关单位应建立健全文书材料的归档制度,按国家档案行政管理机关的要求,确定文书材料的归档范围和
主要包括:①党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料。②党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料。③党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录。④召开工作会议、专题会议、联合会议,承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料。⑤上级机关单位及领导检查、视察本地区、本机关单位工作时形成的文件材料。⑥业务文件材料。⑦机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料。⑧事务管理文件材料。⑨上级机关单位制发的有参考和凭证价值的文件材料。⑩同级机关制发的非本机关单位主管业务但要贯彻执行的文件材料,以及下级机关单位报送的有保存价值的文件材料。同时收存具有参考利用价值的相关资料。
文书档案收集的相关法规和标准主要有:《机关档案工作条例》(中共中央办公厅、国务院办公厅1983年4月28日印发),《机关档案工作业务建设规范》(国家档案局1987年12月发布),《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局2003年7月28日发布),《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局2006年9月19日公布),《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(国家档案局2011年11月21日公布),《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局2006年12月18日公布)等。